天津南开大学教育基金会档案管理暂行办法


第一条  为规范基金会管理,提高基金会管理、服务水平,秘书处安排专人负责本会文件材料的归档、管理工作。

第二条  档案分类。

      根据案件内容、业务项目等因素,将基金会档案分为:基金会章程制度、基金会会议材料、捐赠项目材料、上级部门文件、领导批示、会计凭证、年度报告、其他文档等八大类,各类档案根据项目不同分别立卷,若需要可在卷内分目。

第三条  档案名称及编号。

      基金会档案根据不同分类、卷次和目次进行统一格式命名、编号,同类不同卷的档案的命名和编号前缀必须一致,同卷不同目的档案的命名和编号前缀必须一致。

第四条  归档与档案清理。归档的文件材料必须齐全、完整、准确、真实、系统、签署完备。

    1、归档文件,应依类别、卷次、目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码。

    2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称。

第五条  保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本基金会其他规章特定者外,依下列规定办理:

    1、永久保存:(1)基金会章程;(2)各届理事会成员名簿;(3)基金会相关规程及办事细则;(4)理事会会议记录;(5)基金会年度工作报告;(6)上级机关核准文件;(7)其他经核定须永久保存的文书。

    2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)基金会总结、计划资料;(4)期满或解除之合约;(5)其他经核定须保存10年的文书。

    3、1年保存:结案后无长期保存必要者。

第六条  年度结束后,所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第七条  本办法由天津南开大学教育基金会2010年3月下旬第一次理事会议表决通过、颁发执行。

                                                                                          天津南开大学教育基金会

二〇一〇年三月三十一日 


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